Acordo de Tratamento de Dados

O presente Acordo regula o tratamento de dados pessoais realizado pela CARIAKI por conta do utilizador ou da organização cliente, no âmbito da utilização das funcionalidades da plataforma.

Quando o utilizador ou a organização cliente determina as finalidades do tratamento dos dados inseridos na plataforma, atua como responsável pelo tratamento.

Nesses casos, a CARIAKI atua como subcontratante, tratando os dados apenas para prestar as funcionalidades solicitadas e de acordo com as instruções do cliente.

O utilizador declara possuir legitimidade e fundamento jurídico adequado para inserir, armazenar, utilizar e partilhar os documentos e dados pessoais introduzidos na plataforma.

O utilizador é responsável por:

• inserir apenas dados necessários e obtidos legitimamente;
• gerir os acessos concedidos a outros utilizadores;
• manter os dados atualizados;
• respeitar os prazos legais de conservação;
• eliminar os documentos quando deixem de ser necessários;
• responder aos pedidos dos titulares dos dados, quando aplicável.

A CARIAKI compromete-se a:

• tratar os dados apenas para prestar o serviço;
• aplicar medidas técnicas e organizativas adequadas;
• limitar o acesso a pessoal autorizado;
• garantir deveres de confidencialidade;
• utilizar subcontratantes adequados;
• apoiar o cliente no exercício dos direitos dos titulares;
• comunicar incidentes de segurança relevantes;
• eliminar ou devolver os dados nos termos aplicáveis;
• manter registos e evidências adequadas do tratamento.

A CARIAKI não consulta regularmente o conteúdo dos documentos privados.

O acesso poderá ocorrer apenas quando seja necessário para:

• prestar suporte solicitado;
• executar funcionalidades de OCR ou inteligência artificial;
• resolver falhas técnicas;
• prevenir fraude;
• garantir a segurança;
• cumprir obrigações legais.

Qualquer acesso será limitado ao necessário e sujeito a confidencialidade e controlo interno.

O utilizador é responsável por gerir o ciclo de vida dos documentos introduzidos na sua conta.

Quando um documento é eliminado, os respetivos ficheiros são removidos dos sistemas ativos da CARIAKI, de acordo com o funcionamento técnico da plataforma.

Poderão permanecer cópias temporárias em sistemas de backup protegidos até ao respetivo ciclo automático de substituição ou eliminação.

A CARIAKI poderá recorrer a fornecedores de alojamento, base de dados, armazenamento, email, segurança, OCR e inteligência artificial.

Esses fornecedores apenas tratarão dados na medida necessária para prestar os respetivos serviços e estarão sujeitos a obrigações adequadas de confidencialidade e proteção de dados.

Cada parte é responsável pelo cumprimento das obrigações legais que lhe sejam aplicáveis.

O utilizador é responsável pela legitimidade, finalidade e utilização dos dados que introduz.

A CARIAKI é responsável pelo cumprimento das suas obrigações enquanto responsável pelo tratamento ou subcontratante, consoante o tratamento em causa.